【バックアップ】Outlook 個人用フォルダバックアップ　＆分割・圧縮

Outlook 個人用フォルダバックアップ

○ メリット

• 簡単手軽 
• ロックされていることが多いOutlookデータを確実にバックアップできる

× デメリット

• 環境によってたまにpstファイルがロックされてバックアップできない
• データ量が多いと時間がかかる（データメンテナンスが必要）
• マルチユーザでは使用できない　※インストールしたユーザのみが使用可

 ここではWindowsXPでOutlook2003を例にとり説明しますが他の環境でも大体同じです

インストール方法

ダウンロードの詳細 : Outlook 2007/2003/2002 アドイン: 個人用フォルダ バックアップ

1. インストーラを実行するだけです。
   
   

うまくインストールできない場合

すでに別ユーザでインストールした後だとインストールできません。
そのユーザに変更してアンインストールするかそれも難しい状態であれば
以下を実行してください。

■次の手順を実行して、Outbak.dll ファイルを再登録します。

1. [スタート] ボタンをクリックし、[ファイル名を指定して実行] をクリックします。 
2. 実行している Outlook のバージョンに応じて [名前] ボックスに次のいずれかの行を入力し、[OK] をクリックします。
   ●regsvr32 "（Drive）:\program files\microsoft office\office10\addins\outbak.dll"
   ●regsvr32 "（Drive）:\program files\microsoft office\office11\addins\outbak.dll"
   ●regsvr32 "（Drive）:\program files\microsoft office\office12\addins\outbak.dll"
3. 処理が正常に完了したというメッセージが表示されたら [OK] をクリックします。

《参考》Outlook に Outlook 個人用フォルダ バックアップ ツールをインストールした後、[ファイル] メニューに [バックアップ] コマンドが表示されない

バックアップ方法

Outlookデータのバックアップ

1. [ファイル]メニューから[バックアップ]を選択
   
   
2. 【オプション】をクリック
   
   
3. 【参照】をクリックしてバックアップ先を選択
   
   
4. アラームの期間を確認して【OK】をクリック
   
   
5. Outlookを終了するタイミングで[個人用フォルダバックアップ]が起動
   その後もアラーム期間ごとに起動するようになります。
   
   
6. 初回実行時はメッセージが出ますので見なくてもよいなら
   チェックを入れて【OK】をクリック。
    
   
7. バックアップが実行されます。
   

仕分けルールのバックアップ

仕分けルールを複数設定しているような環境であれば1度バックアップしておくことも良いでしょう。
ただし復元しても環境、ルールによっては細かい再設定も必要になることがあります。

1. [ツール]メニューから[仕分けルールと通知]をクリック
   
   
2. 【オプション】をクリック
   
   
3. 【仕分けルールをエキスポート】をクリック
   復元する際は【仕分けルールのインポート】で行う
   
   
4. 適当な名前をつけて【保存】
    

設定のバックアップ（Office2003、OfficeXP）

Office2003、OfficeXPにはOffice全般の個人用設定を保存する機能がついてます。
この機能を利用すればOutlookの設定のバックアップも可能です。
※なぜかOffice2007からはこの機能はつかなくなりました。
※Outlookのデータや他のOfficeファイルなどは保存されません。
※メールアカウントのパスワードは保存されません。

1. [スタート]メニューを辿って[個人用設定保存ウィザード]を起動
   
   
2. ウィザードどおりに進めます。
   
   

個人用フォルダの分割

「個人用フォルダバックアップ」や「同期」バックアップをしていると
ファイルサイズが大きく、頻繁に更新される「個人用フォルダ（pst）」ファイルは
厄介なものです。

ただし実際は内部にある古いメールなどはほぼ更新されないため
これらを別の個人用フォルダに分けることで常時バックアップする個人用フォルダの
容量を減らすことが出来ます。

すでに2010年になったことですし2008年以前の分を分割してみます。

1. まずはじめにバックアップ先の個人用フォルダを作成します。
   ※この作業を行わないと「保存フォルダ」というわかりにくい名前になったりするため
   [ファイル]メニューから[新規作成]－[Outlookデータファイル]
    
   
2. 特に理由がなけば[Office Outlook 個人フォルダファイル]で【OK】
   
   
3. わかりやすい「2008年分」などというファイル名にして【OK】
   
   
4. 「名前」（Outlookに表示される名前）を混乱しないようにファイル名と同じに
   必要があればパスワードも設定しておく。（Outlookで開く際にパスワードが求められます）
   【OK】をクリックして作成
    
   
5. 「2008年分」という個人用フォルダが作成された。
    
   
6. 次に今作成した「2008年分」という個人フォルダに2008年以前のメールを移動します。
   [ファイル]メニューから[古いアイテムの整理]を選択
   
   
7. 「このフォルダとすべてのサブフォルダのアイテムを整理する」にチェック
   「個人用フォルダ」を選択
   以下の日付より古いアイテムを対象とするで「2008／12／31」を設定
   「自動処理の対象ではないアイテムを含む」にチェック
   【参照】ボタンを押して移動先の個人フォルダを選択します。
   
   
8. 先ほど作成した個人フォルダを選択して【OK】
   
   
9. 【OK】を押して実行。データ量が多い場合非常に時間がかかります。
   
   
10. もし「保存フォルダ」をいう個人フォルダが自動で作成されて
    すでに存在している場合はその個人フォルダに対しても同じ手順で
    古いアイテムの移動を行ってください。

個人用フォルダの圧縮

実際上記の分割作業を行ってもあまり容量が減らないことが多々あります。
そのような場合は「圧縮」作業を行うと容量がかなり減ることがあります。

1. 左のツリーから右クリックして「個人フォルダのプロパティ」を選択
   
   
2. まずはじめにフォルダサイズを確認します。
   【フォルダサイズ】をクリック
   
   
3. Outlook上のデータサイズと実際のデータサイズを見比べます。
   ここではテストの環境なので差はごく小さいですが
   もし2倍以上の差が出ていたら「圧縮」を実行しましょう。
   【閉じる】をクリックして戻ります。
   
   
4. 戻ったら【詳細】をクリック
   
   
5. 【今すぐ圧縮】をクリックして実行
   データ量により長時間かかりますので気長に待ちます。